في بعض الأحيان ، تبدو المشاكل في العمل وكأنها عودة نيتشه الأبدية. بغض النظر عن عدد الإصلاحات السريعة التي تجريها ، تستمر المشكلات نفسها في الظهور مرارًا وتكرارًا.
بشكل عام ، هذا يجعلنا إما أكثر توتراً ، فَنَطْرِق رأسنا بالحائط ونضغط على الأسنان ؛ و / أو أكثر احْباطاً. “هكذا هي الحال”، كلمات يتنهد بها زميلك القديم الجديد. في كثير من الأحيان ، تكون لعبة إلقاء اللوم قيد التشغيل فَتكثر الفرق من جراء الانقسامات.
هل يبدو ذلك مألوفًا؟
قد تساعدك تقنية خمسة أسباب في جلسة العمل.
ما هي تقنية الأسباب الخمس ؟
تقنية الأسباب 5 أو اللماذات الخمسة هي طريقة لحل المشكلات تساعدك على الكشف عن السبب الجذري للمشكلة من أجل إصلاحها وتحسين العمليات باستمرار. إنه يشير إلى تكرار السؤال “لماذا؟” خمس مرات على الأقل لتحديد طبيعة المشكلة ، وبنفس الوسائل ، تطوير الحلول لحلها.
من أين تأتي تقنية الأسباب الخمس؟
نشأت هذه الطريقة من شركة Toyota Motor Corporation في الثلاثينيات من القرن الماضي واستخدمت في Kaizen و Lean Manufacturing و Six Sigma. جعلها Eric Ries شائعة في عالم الشركات الناشئة من خلال وصفها في كتابه الأكثر مبيعًا ، The Lean Startup ، وكذلك على مدونته.
متى تدير جلسة عمل الأسباب الخمس أو “5 Whys” ؟
مباشرة بعد مواجهة تحد غير متوقع أو عند معالجة حواجز الطرق المتكررة في العمل.
تكون الطريقة أكثر فعالية عند محاولة حل مشكلة بسيطة أو معقدة إلى حد ما. إذا كنت تواجه مشكلة معقدة أو حرجة للغاية ، فقد تكون جلسة العمل 5 Whys نقطة انطلاق جيدة ولكن ربما ينبغي دمجها مع جلسة عمل تحليل السبب الجذري.
ما هو الوقت الذي تستغرقه جلسة العمل الأسباب الخمس ؟
خَصِّص حوالي 45 إلى 60 دقيقة مع فريقك لتشغيل هذا النشاط.
كيف تدير جلسة عمل الأسباب الخمس ؟
- اجمع الأشخاص المناسبين
ادعُ جميع الأعضاء المتأثرين بالتحدي إلى المناقشة. إما ميدانياً أو في جلسة عمل عبر الإنترنت على منصات مثل Excelway.
- تعيين مُيَسِّر
ضمن الاجتماع ، قُمْ بتعيين شخص لقيادة المناقشة. يُفَضَّل أن يكون هذا الشخص على دراية بالمشكلة بالفعل ، لكن لا يحتاج إلى أن يكون مديرًا أو تنفيذيًا.
- تحديد المشكلة الرئيسية
اتفِق مع الفريق على بيان مشكلة واضحة ومحددة. بمجرد تحديد المشكلة ، ابدأ في طرح السؤال “لماذا”. “لماذا حدث ذلك؟ لماذا لم تمنعه عملياتنا؟ “.
السبب الأول هو مفتاح تحويل التركيز إلى المسار المطلوب.
- ابْحَث بشكل أعمق
ابحث عن إجابات مبنية على الحقائق. بعد كل إجابة ، وتحديد السبب ، اسأل لماذا مرة أخرى. كرر هذه العملية عدة مرات حسب الحاجة حتى تصل إلى النقطة الأساسية في المشكلة.
- اتَّخِذ قرار بشأن الإجراءات
بمجرد تحديد الأسباب ، قم بإنشاء قائمة بالإجراءات التصحيحية لكل خطوة لإصلاح المشكلة. وكذلك اتخاذ الإجراءات الوقائية لعدم الوقوع في نفس الفخ مرة ثانية.
- توثيق العملية
اكتب كل شيء بالتفصيل من السؤال الأول إلى قائمة الأسباب والإجراءات التصحيحية.
- توصيل المعلومات
من أجل الشفافية ، أرسل المعلومات بالبريد الإلكتروني إلى كل أعضاء الفريق. لَنْ تَجْعَلَهُم أكثر وعياً وانخراطًا في ما يجري داخل الشركة فحسب ، بل سَيوضِّح المعلومات المتعلقة بسير العمل. سيكون من المنطقي أكثر عندما يفهم القسم “أ” أن سبب فشل القسم “ب” في تقديم المشروع قبل الموعد النهائي هو أنهم يكرسون مزيدًا من الوقت لحل المشكلات المطروحة.
كيفية تشغيل جلسة عمل الأسباب الخمس عن بُعد في Excelway؟
يأتي Excelway مع قالب مدمج “الأسباب الخمس” يساعد جميع المشاركين على التركيز والمساهمة بشكل أفضل.
تجعل الإشارات المرئية مثل الألوان والأعمدة و الخطوات المختلفة للعملية أكثر وضوحًا ليتبعها الجميع.
1. تحديد المشكلة
إذا كان بيان المشكلة واضحًا ، يمكنك ببساطة كتابته كإِسم لِنشاطك. بهذه الطريقة ، سيكون مرئيًا في جميع خطوات العملية.
إذا لم تتم صياغة بيان المشكلة ، فيمكنك إجراء عملية عصف ذهني سريعة تطلب فيها من المشاركين المساهمة من خلال الملصقات. إذا لم تؤد المناقشة إلى إجابة واضحة ، فقم بإجراء تصويت على الملصقات ، ودع النتيجة والميسر يدُلاّن على القرار النهائي.
2. استخدم الأعمدة لكتابة الإجابات على كل “لماذا”
في هذا القالب ، يتم التعبير عن كل خطوة من خطوات العملية أو “لماذا” المطلوب ، في عمود ، مما يسمح بسهولة قراءة العملية ومتابعتها من اليسار إلى اليمين (أو من اليمين إلى اليسار في حالة استخدام Excelway باللغة العربية). تتم كتابة الإجابة على كل خطوة في ملصقة مع فئة قد تسميها “مشكلة”. يمكن كتابة هذه الملصقة بواسطة شخص واحد أو الميسر أو الفريق في جلسة عصف ذهني وتصويت. ومع ذلك ، من المهم جدًا الاحتفاظ بملصقة واحدة فقط لكل عمود حتى لا تنبت الفروع وتعطل الاجتماع. تذكر أن “الأسباب الخمس” تدور حول تحديد السبب الجذري المحتمل بسرعة وعدم مَسْحِ جميع المشكلات مرة واحدة.
4. حلول العصف الذهني
قم بإنشاء فئة ثانية من البطاقات تسمى “الحل”. في كل عمود ، اسمح للمشاركين بالمساهمة والتصويت على أفضل حل للمشكلة. مرة أخرى ، يجب أن يبقى حل واحد فقط. إذا لم يتفق الفريق على حل فريد ،مرة أخرى ، يمكنك إجراء تصويت على بطاقات “الحل”.
5. تعيين المسؤولين عن الإجراءات التصحيحية
في نهاية النشاط ، راجع بطاقات الحل واملأ التفاصيل المطلوبة بالنقر فوق كل منها: المسؤول عليه ، والموعد النهائي ، والوصف ، وحتى قائمة التحقق. حول هذه البطاقات إلى مهام تلقائيًا عن طريق تحديد فئة الحلول.
5. إرسال الإجراءات التصحيحية إلى لوحة
في قسم المهام ، أرسل الإجراءات التصحيحية إلى اللوحة ذات الصلة.
6. شارك مع الجميع
إذا قمت بإنشاء جلسة عامة ، يمكنك ببساطة مشاركة الرابط مع أي شخص في الفريق حتى يتمكنوا من رؤية نتائج جلْسة العمل دون المخاطرة بتعديل أو حذف أي شيء. إذا أنشأت جلسة خاصة ، يمكنك دعوة الأشخاص إلى الجلسة أو تصدير النشاط بتنسيق CSV أو PNG ومشاركته بالطريقة الأكثر ملاءمة.
هل أنت جاهز؟
نأمل أن تساعدك هذه المقالة في البدء في مهارات حل المشكلات لفريقك أو مضاعفة هذه المهارات.
طرق الجَلْسَة ليست وصفة سحرية بحد ذاتها. إنها تظهر لفريقك طريقًا للمحاولة ، والذي من المفترض أن يتم تحسينه وصقله من خلال التجربة. عندما يتم القيام به مع ما يكفي من الفضول والتفاني ، فإنها تؤدي إلى تغيير في العقلية.
وعندما يحدث ذلك ، يكون الأمر سحريًا حقًا.
