Lorsque votre mission consiste à faire en sorte que chaque membre d’une communauté puisse choisir de vivre une vie saine, indépendamment de ses revenus, de son niveau d’éducation ou de son origine ethnique, l’inclusion est primordiale.
C’est pourquoi la Coalition pour la Santé de la région du Grand Worcester a choisi Excelway pour faciliter son débat citoyen virtuel.
« Notre objectif était d’en faire un événement dirigé par la communauté, qui aborde les choses réelles, les problèmes auxquels les gens de la communauté sont confrontés.. »
-Chantel Brown, Chargée de l’Animation de la Communauté.
De l’équité raciale aux services de garde d’enfants, ce débat citoyen virtuel a permis de recueillir les avis de la communauté sur plus de 20 politiques et stratégies visant à améliorer l’équité en matière de santé pour tous les habitants de la région du Grand Worcester. Les membres de la communauté et les parties prenantes ont été invités à prendre part à la conversation et à noter leurs idées. Ils se sont concentrés sur la manière dont ces idées peuvent être rendues exploitables et mesurables.
Plus de 300 contributions ont émergé de ce débat citoyen virtuel, renforçant la voix de la communauté dans le prochain plan d’amélioration de la santé communautaire (CHIP). « Je voulais m’assurer que toutes les voix soient entendues, que les choses soient écrites », a commenté Chantel, faisant écho à l’un des principes fondamentaux du plan : Donner du pouvoir, écouter et respecter la voix des citoyens.
A la recherche d’un outil pour rendre le débat citoyen inclusif
Souhaitant organiser un événement qui permettrait à tous les membres de la communauté de s’exprimer librement, indépendamment de leurs compétences techniques en matière de logiciels, Chantel se met en quête d’outils de facilitation visuelle. Lorsqu’on lui demande quelles sont ses exigences initiales, elle répond en riant nerveusement : « Tout sauf un tableau blanc ».
La précédente réunion de la coalition, qui ne rassemblait qu’une douzaine de participants, a été animée à l’aide d’un outil populaire de tableau blanc à main levée. « Les participants n’arrêtaient pas de bouger et d’effacer tout ce qu’il y avait, rien n’était en place. C’était le chaos. Beaucoup de gens ont eu des problèmes avec ça », tels sont les mots utilisés par Chantel pour décrire sa première expérience.
Avec un événement beaucoup plus important, la facilité d’utilisation et la capacité à structurer les contributions des participants sont devenues essentielles. « Mon travail consistait à trouver un outil facile à utiliser pour tout le monde : personnes âgées, jeunes, millennials… et à m’assurer que les membres de la communauté pouvaient participer en ligne, car cela peut être un problème pour certaines personnes qui vivent ici. Excelway a été le plus facile et vous avez été le plus rapide à répondre à nos questions ».
La prise en main d’Excelway par Chantel s’est faite dès la première heure de son inscription sur le site. Sophia, la fondatrice d’Excelway, lui a envoyé un e-mail de bienvenue. Après avoir compris le besoin de Chantel et son contexte, elle lui a envoyé une vidéo de démonstration personnalisée montrant comment Excelway pouvait l’aider dans ce cas particulier. Deux jours plus tard, une réunion de 30 minutes a été organisée pour réfléchir à la meilleure façon de mettre en place la session Excelway et les groupes de discussion pour le débat citoyen virtuel
Copie d’écran des discussions de groupes organisées pendant l’événement
Animer facilement un débat citoyen en ligne
L’événement s’est déroulé principalement sur la plateforme Zoom. Après l’introduction, l’équipe de la Coalition a partagé un lien avec tous les participants afin qu’ils puissent accéder à l’espace de travail Excelway et à ses groupes de discussion. Chaque groupe était animé par un facilitateur de cohorte et se concentrait sur les politiques, les stratégies ou les organismes responsables dans le domaine de la santé.
Les sujets de discussion étaient initialement fixés par l’équipe de la Coalition sous forme de titres de listes. Les participants pouvaient ajouter leur contribution à chaque sujet en temps réel en cliquant sur le bouton « + Ajouter une carte ». Ils pouvaient également choisir la couleur de la carte pour visualiser les différentes catégories d’idées. Les participants étaient invités à mettre en évidence tout sujet qui, selon eux, devait être ajouté.
La prise en main de l’outil par les participants a été simple et rapide. « Je n’ai pas eu à expliquer grand-chose sur l’utilisation de l’outil ni à faire beaucoup de choses du genre « vous devez apporter cette (note adhésive numérique) ici ». C’était du bon sens et les gens n’avaient qu’à cliquer sur le bouton +. Je pense que c’était merveilleux« , a ajouté Chantel.
Pendant les sessions en petits groupes, les participants se sont concentrés sur le partage et la discussion d’idées sans s’écarter du sujet.
« C’était une véritable réunion de travail. Nous discutions tous ensemble et travaillions individuellement en même temps. Nous commencions une conversation en lisant ce que quelqu’un avait écrit pendant que nous étions en train d’écrire ou d’en lire les commentaires. »
Les animateurs n’avaient pas à se soucier des cartes modifiées ou supprimées par d’autres participants. Excelway permet aux participants de modifier ou de supprimer uniquement leur propre contribution, en sauvegardant tout le travail en temps réel. Après l’événement, l’équipe de la Coalition a pu exporter toutes les contributions de la communauté pour les réutiliser dans la préparation du prochain CHIP.
Screenshot of one the breakout sessions
Les événements en ligne sont l’occasion de réunir davantage de personnes autour de la table
Les disparités en matière de connaissances technologiques et de qualité de bande passante internet peuvent constituer les premiers obstacles à un engagement total dans une conversation communautaire virtuelle. Si le premier dépend de l’outil choisi par l’organisateur de l’événement, le second est plus complexe à aborder.
Cependant, les événements en ligne révèlent aussi de plus en plus d’opportunités d’élargir et de renforcer la voix d’une communauté. Lors du forum communautaire de la Coalition, les personnes qui n’ont pas pu se rendre à l’événement Zoom ont pu tout de même apporter leur contribution via Excelway après la fin de l’événement. Ils ont pu lire les idées partagées par les autres pendant la réunion, et ajouter leurs propres idées. Cela aurait été presque impossible dans une réunion en présentiel.
De plus, les membres de la communauté qui ne pouvaient généralement pas se rendre aux événements en présentiel en raison de problèmes de transport, pouvaient enfin participer au débat citoyen.
« Les outils en ligne sont un excellent moyen d’être innovant. C’est vraiment génial d’être dehors avec les gens, mais en fin de compte, je pense que l’on peut faire beaucoup plus en ligne que ce que l’on peut parfois faire en personne. »
Il ne fait aucun doute que les événements virtuels peuvent encore améliorer la façon dont nous établissons des rapports personnels et engageons des conversations spontanées, comme celles que vous auriez avec la personne assise à côté de vous dans un événement en présentiel. Ainsi, l’avenir des conversations communautaires consistera peut-être en un format hybride présentiel/distanciel pour se connecter les uns aux autres et décider ensemble de ce qui est important pour notre communauté.
