Introduction à l’Atelier
Qu’est-ce qu’un Atelier?
Un Atelier est un espace de travail collaboratif et virtuel, dans lequel un facilitateur invite des participants à brainstormer et prendre des décisions collectives.
Sur Excelway, l’Atelier peut être utilisé lors des réunions d’équipes, formations et ateliers, ainsi que lors de grands événements et conférences. L’animateur peut utiliser une large gamme d’outils à sa disposition comme des post-its virtuels, un système de vote ou des modèles et canvas pour faciliter l’atelier.
Astuce Excelway: Un animateur peut choisir de rassembler un groupe et travailler de façon synchrone, en temps réel, ou bien de laisser les participants travailler à leur rythme, de façon asynchrone. Pour travailler en asynchrone, l’animateur doit cliquer sur l’étape du processus de facilitation, telle que Brasintorm ou Vote, et laisser l’atelier ouvert.
Activités et modèles
Dans un Atelier, facilitateurs et participants travaillent ensemble pour résoudre des problèmes et prendre des décisions au sein d’activités. Selon le contexte, un Atelier peut comprendre une ou plusieurs activités. La création d’activités est à la discrétion de l’animateur. Il/elle peut choisir de créer une activité par sujet à aborder pendant la réunion, ou créer une activité par groupe de participants.
Voici ci-dessous un exemple d’Atelier avec plusieurs activités. La bannière « en cours » indique qu’une session de brainstorming ou de vote est en cours dans cette activité.
Les activités sont basées sur des modèles. Les modèles sont des méthodes visuelles de résolution de problèmes de façon structurée. Ils sont pré-construits dans Excelway et organisés par catégories: Idéation, stratégie, processus agiles ect…
Nous enrichissons cette bibliothèque de modèles de façon constante. Merci de nous contacter si vous souhaiter suggérer un modèle à ajouter à cette bibliothèque.
Pourr accéder à la bibliothèque de modèles d’activités, cliquer sur le bouton + Nouvelle activité dans l’Atelier.
Processus de Facilitation
Dans chaque activité, le haut de l’écran de l’animateur affiche le processus de facilitation afin de l’aider à animer l’activité. Ce processus est basé sur les meilleures pratiques de brainstorming et facilitation de réunions comme: la divergence (brainstorm), la convergence (vote), et la définition des prochaines étapes.
Chaque étape du processus contrôle ce que les participants sont invités à faire:
– Présenter: les participants ne peuvent pas encore contribuer à l’activité.
– Brasintorm: les participants à ajouter des idées via des cartes colorées dans l’activité.
– Vote: les participants sont invités à voter sur chaque carte.
– Prochaines étapes: les participants sont invités à saisir les actions à réaliser après la réunion. Merci de noter que cette fonctionnalité est accessible durant tout l’Atlier en cliquant sur le bouton Actions à droite de l’écran.
Astuce Excelway: Il est facultatif de suivre les étapes du processus dans l’ordre. Les animateurs peuvent sauter une étape ou revenir sur une étape précédente librement en cliquant sur l’étape dans le processus.
Ateliers, Actions et Tableaux
Les tableaux sont des outils de gestion de projets et tâches incluent dans Excelway afin d’aider les équipes à passer de l’idée à l’action plus vite et de façon plus fluide. Les Tableaux aident les équipes à mesurer l’avancement des actions qui on été définies pendant un Atelier.
Définition des prochaines étapes et actions
Pensant l’Atelier, les actions qui doivent être réalisées peuvent être définies afin d’accroitre la clarté de qui fait quoi et quelles sont les responsabilités de chacun. Il y a trois façons de définir ces actions:
– Pendant la phase Prochaines étapes du processus de facilitation: le panneau latéral droit s’ouvre sur l’écran de l’animateur.
– À tout moment pendant l’Atelier: animateurs et participants peuvent ouvrir le panneau latéral en cliquant sur le bouton Actions à droite de l’écran.
– À tout moment après une session de brainstorming: l’animateur peut automatiquement transformer les cartes en actions en cliquant sur le bouton Options Avancées à droite de l’écran, puis sélectionner Transformer les cartes en actions.
Envoyer les actions dans les Tableaux
Les actions peuvent être envoyées dans les Tableaux à tout moment pendant l’Atelier. Ainsi, les responsables d’actions pourront directement commencer à travailler une fois l’atelier terminé.
Pour envoyer des actions vers un Tableau:
1. Sélectionner les actions à envoyer (vous pouvez sélectionner toutes les actions en cochant Selectionner toutes les actions à envoyer vers les Tableaux de projet)
Astuce Excelway: Si vous avez plusieurs Tableaux, vous pouvez envoyer des actions ou groupe d’actions un à un dans chaque tableau.
2. En bas du panneau latéral, cliquer sur le bouton Tableau pour sélectionner le Tableau vers lequel vous souhaitez envoyer les actions.
Astuce Excelway: Vous pouvez ici créer un nouveau Tableau en cliquant sur + Ajouter dans le menu.
3. Cliquer sur Envoyer vers Tableau. un message vous confirmera le nom du tableau vers lequel l’action a été envoyée.
Astuce Excelway: Vous pouvez envoyer ces actions une nouvelle fois vers d’autres tableaux en les sélectionnant et les envoyant à nouveau. Ceci est particulièrement utile lorsqu’il y a des actions similaires qui doivent être réalisées par différentes équipes. Dans le message de confirmation, seulement le nom du dernier Tableau sera affiché. Merci de noter que cela crééera deux actions distinctes, chacune dans un tableau.
Vos actions sont désormais prêtes à être réalisées et suivies dans les tableaux vers lesquels vous les avez envoyées. Vous trouverez ces actions dans la première section de chaque tableau, section nommée par défaut Nouvelles cartes.
Invitations aux Ateliers
Rejoindre un Atelier en tant que membre d’un projet
Lorsque vous créez un Atelier dans Excelway, tout membre du projet peut rejoindre cet Atelier. L’Atelier que vous avez créé apparait dans leur liste d’Ateliers du Projet. Merci de noter que les membres de Projet ne reçoivent pas d’invitation automatique lorsqu’un Atelier est créé.
Si vous ne souhaitez pas inviter les membres du Projet à l’Atelier ou restreindre l’accès à certains membres:
1. Cliquer sur le bouton Actions de l’Atelier, puis cliquer sur +Inviter dans le menu.
2. Dans la fenêtre Inviter des membres, retirez un participant en cliquant sur le bouton Retirer à côté de son email.
Rejoindre un Atelier privé en tant que participant
Organiser un Atelier privé dans Excelway vous permet de restreindre l’accès cet atelier et de nommer les participants en tant que responsables d’actions.
Pour inviter un participant qui n’est pas membre d’un Projet à un Atelier privé:
– Assurez-vous que le statut de l’Atelier est Privé dans les paramètres de l’Atelier
– Cliquez sur le bouton Inviter en haut à droite de l’écran
Astuce Excelway: Vous pouvez aussi inviter des participants à partir de la fenêtre paramètres d’Atelier.
– Dans la fenêtre Inviter par email, saisissez l’email du participant et appuyez sur Entrer après avoir saisi chaque adresse email.
– Une fois toutes les adresses saisies, vous pouvez appuyer sur le bouton Envoyer.
Les participants que vous avez invité recevront un email avec un lien personnel d’accès à l’Atelier. S’ils n’ont pas de compte Excelway, le système les invitera à en créer un en moins de 10 secondes.
Rejoindre un Atelier Public en tant que participant
Organiser un Atelier Public dans Excelway vous permet d’inviter des personnes à contribuer à l’Atelier sans qu’ils n’aient à créer de compte. Ceci est particulièrement utile lors des grands événements ou des ateliers ponctuels dans lesquels la confidentialité des données n’est pas une exigence importante.
Pour inviter un participant à un Atelier public:
– Assuez-vous que le statut de l’Atelier est Public dans la fenêtre de Paramètres d’Atelier
– Cliquez sur le bouton Inviter en haut à droite de l’écran
– Dans la fenêtre Inviter avec un lien, cliquez sur le bouton Copier le lien
– Partagez ce lien avec vos participants en le collant dans votre matériel de communication (invitation calendrier, site web, email…)
Astuce Excelway: Si certains de vos participants à l’Atelier Public ont déjà un compte Excelway, ils devront se déconnecter d’Excelway afin d’accéder à l’Atelier public.
Rejoindre un Atelier en tant qu’animateur
Des co-animateurs peuvent vous aider à faciliter l’Atelier sur Excelway.
Merci de noter que votre Atelier soit public ou privé, les co-animateurs devront disposer d’un compte Excelway.
L’invitation de co-animateurs se fait via la même fenêtre que pour l’invitation des participants.
Vous pouvez accéder à cette fenêtre en cliquant sur le bouton Inviter en haut à droite de l’écran.
– Si votre Atelier est public, saisissez l’email de l’animateur dans l’espace dédié et appuyez sur Entrer.
– Si votre Atelier est privé, saisir l’email de l’animateur et appuyez sur Entrer. Sélectionnez le rôle Animateur dans le menu au-dessus du bouton Envoyer. Puis cliquez sur Envoyer.
Dupliquer un Atelier
Pour dupliquer un Atelier, rendez-vous dans le menu d’actions de l’atelier, dans la liste d’ateliers de votre projet.
Puis, cliquez sur Dupliquer atelier.
Un nouvel atelier est créé à la date du jour, et contenant les éléments suivants:
– nom de l’Atelier
– titres des activités
– titres des listes
– couleurs de post-its
Les éléments suivant ne seront, en revanche, pas dupliqués:
– cartes et leur contenu
– liste des participants
– notes de l’Atelier.
